优加软件提供智能办公技术解决方案,自主研发会议室预定系统,访客管理系统,工位预定系统,信息发布系统等,专业技术团队和可靠的售后服务,获得了业界一致好评。

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智慧办公整体解决方案

摘要: 优加软件凭借自身在商显领域的多年技术积累,通过将各种商显技术和产品组合,打造出赏心悦目的办公环境,创建可视化、数字化的办公空间,为工作者提供流动式的办公场所。在提升公司……

优加软件凭借自身在商显领域的多年技术积累,通过将各种商显技术和产品组合,打造出赏心悦目的办公环境,创建可视化、数字化的办公空间,为工作者提供流动式的办公场所。在提升公司运行效率的同时,给工作者带来舒适的办公体验,同时为企业带来资源成本的节约。

系统介绍

优加软件智慧办公产品包括会议预约系统、访客系统信息发布系统、办公导航系统、电子水牌系统、人员去向系统、厕位显示系统、工位预约管理系统、智能办公存取柜系统

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系统架构

通过统一的人员组织架构,优加软件对于智慧办公系统做了统一的中台,每套系统可以相互独立使用,也可以由统一的中台系统进行统一管理,为客户提供统一的智慧办公整体解决方案。

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优加软件智慧办公统一平台可以将优加软件的自有系统融合到一个统一的平台中进行管理,让用户无需再很多系统之间来回切换,只需要一个统一的入口即可,同时,如果企业使用了第三方平台,也可将其纳入到其中进行统一管理和使用,避免了用户使用不同系统需要记住不同的用户名和密码以及需要登录不同的系统地址。

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会议预约系统

据统计,企业每位员工平均每天浪费15-20分钟在寻找一个合适的空间洽谈或者会议。今天的企业面对的增长压力是空前绝后的,员工对于会议的需求呈指数上升。一套会议预定系统能够有效利用会议室资源,按照中国目前办公区域地租水平,一年能为企业带来数十万费用支出。员工节省的时间成本更是无法用金钱衡量。

优加软件会议室预定系统,用户可以通过PC端、手机端等快速查看所有会议室的使用情况,能够根据自己的需要进行会议室预定,通过合理的整合会议室资源,让会议室使用变得更加高效、有序。

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1、传统会议室存在的问题

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2、会议预约系统概况

2.1、在移动互联网的年代,日常的会议管理还通过邮件、电话来进行的话,无疑会影响团队合作的效率;移动互联网的精神在于全员合作,自主管理,共同提升团队作战力。

2.2、会议室预约管理系统是指利用计算机网络技术代替传统的人工查询、预约、记录纪要等,提高会议效率,会议质量等

2.3、淮安优加的会议预约系统采用B/S架构,结合信息发布,建立在网络上,系统可对会议室、会议预约、会议人员、会议主题等信息进行管理。可将即时会议信息、音视频信号等信息通过网络平台传输到各个终端显示器上。

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2.4、会议预约系统特点

  • 与第三方系统对接:可实现与邮箱系统、办公OA系统、短信通知系统对接,可将会议信息以短信、邮件方式通知参会人员。对接OA系统后,可用OA系统用户进行交互验证登录,简化方便企业内部系统操作,使用更灵活。
  • 审核功能:支持会议审批功能,当预约人员预约会议室后需审核时,具备审核权限人员可对未审核预约项进行查看、取消/通过审核,所有信息需经审核后才能发布。
  • 用户角色管理:系统支持用户管理,可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限组等信息。
  • 人性化操作:支持多种模板显示、多分辨率显示系统支持多区域分屏显示播放,多素材同屏显示效果。

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2.5、会议预约系统功能

  • 系统需采用B/S架构,管理人员只需通过浏览器即可访问使用
  •  支持会议室管理功能,可添加删除、修改会议室信息
  •  系统可以查看,某一会议室当前会议详情、某一会议室所有会议信息、及 当天所有会议室所有会议信息,并可生成网页,可发至终端设备显示
  •  系统支持第三方系统对接,如:OA系统对接、会议室中控系统、邮件系统等
  •  支持多种模板显示、多分辨率显示、多区域分屏显示播放、多素材同屏显示效果
  •  系统支持会议室信息预功能,查看当前会议室主题、时间、状态、参会人员信息等
  •  支持会议室查询、支持已预订会议室查询,可以查询当前登录用户预定情况
  •  支持会议室统计功能,支持单独会议室统计、按使用部门统计。可用列表、柱状图饼图显示统计结果
  •  支持邮箱发送邮件通知功能,系统会将会议情况发送至参会人员邮箱
  •  系统支持用户管理,可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限 组等信息
  •  系统支持部门管理
  •  系统支持角色权限管理,可对不同用户设置不同权限,支持权限组
  •  支持自定义密码、邮箱地址等功能
  •  支持会议审批功能,当预约人员预约会议室后需审核时,具备审核权限人员,可对未审核预约项进行查看、取消/通过审核

2.6、通过会议预定系统的可轻松的进行预约会议及维护管理系统,具备以下核心功能模块;

  • 会议预定:通过会议日历可快速了解各间会议室的使用情况。通过会议一览界面可以列表方式了解详细信息。
  • 我的预定:通过我的预定可以查看我发起的会议预定信息,会议审核可以让具备审核权限的用户,针对他人发起的会议预定进行审核。
  • 资源配置:可由管理员进行设定会议室,会议分组等系统设定;
  • 账户管理:可由管理员通过该模块设定员工账户、员工权限、所属部门等设定;
  • 统计模块:可通过统计模块快速了解会议统计信息;
  • 会议签到:系统页面签到,手机二维码签到,系统自动生成签到表。

2.7、会议屏客户端效果展示

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2.8、会议室PC端预定

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2.9、会议室手机端预定

  • 查找会议室:快速找到适合的会议室,匹配位置、会议室大小、功能,在列表中查看结果,快速找到可用会议室。
  • 会议室信息:查看每个会议室的详细说明、图片、平面图、会议信息,帮助您选择合适的会议室。
  • 轻松预订:填写会议标题、选择时间、参会人、所需服务、快速预定会议室。
  • 报表查看:管理员可以通过手机轻松查看会议室使用情况,可以清楚的了解某个会议室的使用时长、次数。通过日、月、年不同维度进行统计。
  • 我的预定会议:您预定的会议和您要参加的会议都可通过移动端信息通知给您,您也可以在应用中查看所有的会议详情。

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2.10、签到及中控联动

  • 人脸签到:识别率99.9%,识别速度0.6秒,签到记录直接保存到系统,会后15分钟后邮件推送给会议主持人

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  • IC卡签到:员工可使用IC卡直接刷卡签到,签到记录直接保存到系统,会后15分钟后邮件推送给会议主持人20220404121053742.png插图(11)
  • 二维码签到:会议预定后,在门口屏幕上产生相应的二维码,员工可以使用钉钉或者微信进行扫码签到;或者会议预定后,系统产生二维码发送到员工手机,开会时使用手机二维码在二维码读卡器上进行签到

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  • 中控联动:会议在开始前15分钟联动中控系统开启投影仪、灯光、探测器在会后15分钟后没有探测到人,联动中控系统关闭投影仪和灯光等,在会议屏幕中可以控制门禁开门。20220404121054172.png插图(13)

访客系统

随着安防的智能化升级,企业数字转型趋势下传统的园区访客管理体系已经不再适用现代化智能访客管理的要求,为提高企业管理高效性,安全性、时效性、可追溯性、企业园区访客数字一体化转型已经得到高度重视,为满足日益增长的企业需求,为企业提供一套数字化智能化的访客管理系统势在必行。

通过将访客预约、通知、签入/签出与前台一体机、门禁、智能无线等应用集成,帮助企业简化访客预约流程,提升接待工作效率和访客到访体验;用时尚和智能的安全系统迎接客人。

  • 来访客户进行实名登记,通过扫码/人脸自助过闸,用时尚和智能的安全系统迎接客人。
  • 线上访客邀约,自助录入,简化访客预约流程,无需额外的人工接待,提升接待工作效率。
  • 访客信息、访客记录在线管理,消除来访者难以追踪查询的痛点,提高行政人员效率。

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1、系统架构

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2、访客来访三种方式

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  • 现场来访:访客临时来访公司,访客到达现场后,通过访客机进行登记
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  • 在线预约:访客提前通过微信公众号预约受访人,通过微信在线预定拜访,员工通过后进行访客拜访

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  • 内部邀约:内部员工主动发起邀约访客,线上邀约访客,访客到达现场后进行签到

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3、多种硬件选择

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4、访客微信端端使用

访客在微信端发起访客预约后,系统会自动生成访客码和导航码,访客码可以在到达现场后进行签到使用,导航码可以长按识别,直接调用地图进行实时导航,同时也支持发送短信通知和邮件通知以及微信公众号的通知。

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5、不干胶访客标签

可以个性化定制访客标签纸,实现企业个性化标签展示。

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信息发布系统

优加软件信息发布系统支持各种类型硬件,包括播放盒、一体机、拼接屏、LED、投影等等。拥有极强的定制能力,通过系统开放接口,可对接医院HIS系统、交通PIS系统、OA系统、ERP系统、大屏幕系统、排队叫号、视频会议、现场直播等第三方系统和外部信息,完美兼容各种常用信息平台。

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人员去向系统

优加软件人员去向系统主要应用于人员的动态管理,能够有效加强企业管理水平、发挥整体效能,便于领导和同事了解相关情况,同时,外来员可即时了解到办公人员去向动态。系统还对在岗动态数据长期保存,便于管理人员考核。形成加强干部作风建设的长效管理机制。

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工位预定管理系统

针对流动化办公,优加软件推出的工位管理系统,使用户随时了解办公工位的使用情况,也可以根据需要随时预定办公座位。合理调配和管理办公工位资源,极大地提升了办公场地的使用效率。优加软件利用物联网技术,连接人、设施与空间,帮助企业流动化管控工位资源,提升工位管理效率和利用率,减少工位租赁面积和成本。

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1、工位管理系统概述

  • 智能工位管理系统,可实现PC端,微信端,工位显示屏等多入口进行共享工位的查看、预约和导航
  • 支持PC端、微信端、工位综合屏、实现延时 / 注销工位
  • 帮助企业管理者直观了解内部资源使用效率;

2、系统拓扑图

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3、快速管理/预约

管理员可在PC端给员工绑定固定工位,同时,用户也可在PC、微信端上发起工位预定,信息将自动显示至工位显示屏上,也可通过工位预定屏扫码快速发起预定。

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4、PC端管理

用户可灵活选择需要绑定/预约的时间、楼层和区域,直接放大、拖拉地图,点击地图中空闲座位填写预定信息。随后按照预定时间前往指定工位位置完成签到,即可正常使用。用户也可以通过工位名称对工位进行定位,以达到快速寻找并定位到工位的目的。

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5、工位管理

管理员可以根据实际情况灵活的更新和维护办公区域布局,编辑工位状态。自行添加工位组件和桌子组件

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6、工位统计

系统后台自动对工位的预定情况进行统计,并生成统计报表,使工位的使用情况一目了然,方便管理者后续对工位办公资源进行合理的规划。

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6、账户管理

管理员对使用人员进行统一管理,可设置权限和分组

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7、微信或钉钉端

  • 通过微信或钉钉端轻松实现便捷预定
  • 远程预定,打开微信或钉钉端软件界面,选择需要预定的楼层和区域,通过手势放大、缩小、拖拉地图,点击地图中空闲座位即可完成手机预定。
  • 现场预定,到达空闲工位前查看工位显示屏,确认此工位是否为空闲状态,拿出手机,扫描工位显示屏上的二维码即可入座办公。

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8、工位综合屏

  • 工位综合屏主要放置在前台、通道、大厅门口等显著位置,一方面可以提升企业格调、营造出一种高大上的环境氛围,给来访者留下深刻的印象;
  • 另一方面,可以通过屏幕查看各区域工位预定的情况,如有需要可直接通过点击屏幕预定工位。

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9、工位显示屏

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10、IOT物联控制

  • 物联网设备联动
  • 门禁、人脸识别摄像头——预定完工位后,到达该办公区域进行刷卡/“刷脸”即可直接进入。
  • 红外传感器——当红外传感器长时间检测无人使用该工位,系统自动释放该工位资源,供其他人进行预定使用
  • 升降办公桌——可以对接升降办工桌,根据用户预定时设定的工位使用喜好,工位在使用前自动升降指定设定。

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11、资产管理联动

  • 工位使用的数据通过自动汇总后传入到资产管理系统中,作为成本核算的依据
  • 在资产管理中,可以分析工位的使用情况
  • 根据资产管理系统中的物联网定位器,可以知道该工位是处于维修状态还是可使用状态,避免用户无效预定
  • 如果资产管理系统中的工位报修或者报废后,在工位预定系统中,可以显示工位的物理状态。

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办公导航系统

优加软件办公导航系统是以精准的室内导航技术为核心,通过地图的形式展示,可精准导航企业大楼内部各区域,例如领导办公室,会议室,卫生间,茶水间等等,对每个区域有导航和详情介绍按钮,从而既能了解该位置的坐标,也能了解下该区域的信息情况。同时该系统兼顾多媒体信息发布技术,可展示企业文化,发布通知通告等。

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电子水牌系统

优加软件智能水牌系统结合多媒体技术通过图片 文字 视频 音频,让传统水牌信息动起来。 支持图片、文字、视频、音频等多种类型的媒体格式,让您的信息立体化传播,告别喷绘、印刷甚至是手写的信息发布形式,开启信息发布新时代。系统采用智能化散热设计,长时间使用无灼热感,节能环保。

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厕位显示系统

在日常办公环境中,办公大楼厕位/更衣间使用情况不直观,使用者着急时无法快速了解厕位/更衣间使用情况。因此优加厕位显示系统系统,通过智能探测装置,可实时展示企业内所有厕位/更衣间的使用情况,使用者只需打开钉钉移动端则可随时随地查看厕位/更衣间使用情况。

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智能办公存取柜系统

优加软件智能办公柜是一种放置于大厅,办公区、档案室、门岗、储物区等地方的智能柜产品,主要用于企业文件、公文、回执、财务、档案、资料、书籍、物品类存储和交换办公使用。智能文件存储柜可以有效调节用户及办公人员的办公时间,更灵活,方便。同时平台软件支持企业OA系统无缝对接,实现OA办公系统协同高效!智能文件存储柜适用于政务服务部门、政府单位、企业之间、部门与部门之间办公文件交换审批的场所

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