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会议预约系统_会议室预约系统解决方案

摘要: 据统计,企业每位员工平均每天浪费15-20分钟在寻找一个合适的空间洽谈或者会议。今天的企业面对的增长压力是空前绝后的,员工对于会议的需求呈指数上升。一套会议预定系统能够有效……

据统计,企业每位员工平均每天浪费15-20分钟在寻找一个合适的空间洽谈或者会议。今天的企业面对的增长压力是空前绝后的,员工对于会议的需求呈指数上升。一套会议预定系统能够有效利用会议室资源,按照中国目前办公区域地租水平,一年能为企业带来数十万费用支出。员工节省的时间成本更是无法用金钱衡量。

优加软件会议室预定系统,用户可以通过PC端、手机端等快速查看所有会议室的使用情况,能够根据自己的需要进行会议室预定,通过合理的整合会议室资源,让会议室使用变得更加高效、有序。

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传统会议室存在的问题

传统目前许多大中型企业还处在手工化管理会议室,各楼层的会议室空闲,预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预定管理,避免资源的冲突。使用我公司研发的会议室预定管理系统,用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间您是不是还存在下面的烦恼呢?

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会议预约系统解决方案

1、在移动互联网的年代,日常的会议管理还通过邮件、电话来进行的话,无疑会影响团队合作的效率;移动互联网的精神在于全员合作,自主管理,共同提升团队作战力。

2、会议室预约管理系统是指利用计算机网络技术代替传统的人工查询、预约、记录纪要等,提高会议效率,会议质量等

3、优加的会议预约系统采用B/S架构,结合信息发布,建立在网络上,系统可对会议室、会议预约、会议人员、会议主题等信息进行管理。可将即时会议信息、音视频信号等信息通过网络平台传输到各个终端显示器上。

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会议室预约系统特点

1、与第三方系统对接

可实现与邮箱系统、办公OA系统、短信通知系统对接,可将会议信息以短信、邮件方式通知参会人员。对接OA系统后,可用OA系统用户进行交互验证登录,简化方便企业内部系统操作,使用更灵活。

2、审核功能

支持会议审批功能,当预约人员预约会议室后需审核时,具备审核权限人员可对未审核预约项进行查看、取消/通过审核,所有信息需经审核后才能发布。

3、用户角色管理

系统支持用户管理,可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限组等信息。

4、人性化操作

支持多种模板显示、多分辨率显示系统支持多区域分屏显示播放,多素材同屏显示效果。

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会议预约系统功能

  • 系统需采用B/S架构,管理人员只需通过浏览器即可访问使用
  • 支持会议室管理功能,可添加删除、修改会议室信息
  • 系统可以查看,某一会议室当前会议详情、某一会议室所有会议信息、及 当天所有会议室所有会议信息,并可生成网页,可发至终端设备显示
  • 系统支持第三方系统对接,如:OA系统对接、会议室中控系统、邮件系统等
  • 支持多种模板显示、多分辨率显示、多区域分屏显示播放、多素材同屏显示效果
  •  系统支持会议室信息预功能,查看当前会议室主题、时间、状态、参会人员信息等
  • 支持会议室查询、支持已预订会议室查询,可以查询当前登录用户预定情况
  • 支持会议室统计功能,支持单独会议室统计、按使用部门统计。可用列表、柱状图饼图显示统计结果
  • 支持邮箱发送邮件通知功能,系统会将会议情况发送至参会人员邮箱
  • 系统支持用户管理,可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限 组等信息
  • 系统支持部门管理
  • 系统支持角色权限管理,可对不同用户设置不同权限,支持权限组
  • 支持自定义密码、邮箱地址等功能
  • 支持会议审批功能,当预约人员预约会议室后需审核时,具备审核权限人员,可对未审核预约项进行查看、取消/通过审核会议预约系统_会议室预约系统解决方案插图5

通过会议预定系统的可轻松的进行预约会议及维护管理系统,具备以下核心功能模块:

  • A:会议预定:通过会议日历可快速了解各间会议室的使用情况。通过会议一览界面可以列表方式了解详细信息。
  • B:我的预定:通过我的预定可以查看我发起的会议预定信息,会议审核可以让具备审核权限的用户,针对他人发起的会议预定进行审核。
  • C:资源配置:可由管理员进行设定会议室,会议分组等系统设定;
  • D:账户管理:可由管理员通过该模块设定员工账户、员工权限、所属部门等设定;
  • E:统计模块:可通过统计模块快速了解会议统计信息;
  • F:  会议签到:系统页面签到,手机二维码签到,系统自动生成签到表。

会议预定方式

1、网页预订会议室

  • 登录到网页版会议室管理系统
  • 会议预订情况一目了然!
  • 选择时间预订会议室, 快速加入同事发起会议, 并在微信端和邮箱收到会议通知, 再也不需要麻烦的手工记录!

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2、移动端预定

  • 随着4G时代的来到,企业办公已经脱离了传统的办公室用PC端处理工作事务的方式,,企业员工通过智能手机既能实时掌控企业会议室使用情况,方便随时预定会议,不受时间和地点的约束。
  • 移动端应用,全方位覆盖苹果IOS(Iphone)、谷歌安卓(Android)两大主流智能手机平台。
  • 应用软件无风险、无安全漏洞,为用户打造一个“快速、稳健、安全”的移动会议室预定环境。

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3、Office356/OUTLOOK对接

对接后,可保留原有Office356/OUTLOOK使用习惯,进行会议预定,

会议室门口预定屏显示会议信息。

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会议预定流程

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会议预定管理

 

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通知方式

会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟(时长可设定)提醒、会议结束提醒、通知内容手动填写(需要参加会议人员提前查看的文档,例如会议流程、着装要求、准备材料等),系统自动通过邮件/短信/移动APP进行会议通知。

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会议资源管理

1.区域管理

区域指一个大区域,如广州上海北京,或者是一个大规模科技园区划分为几个区域这种类型。

2.楼栋管理

楼栋指一个区域里包含的大楼这种类型。

3.楼层管理

楼层指一个楼栋里的楼层。

4.会议室管理

会议室指一个楼层里的会议室。

5.设备资源管理

设备资源主要是指会议室使用的资源,分为配套资源和流动资源。

配套资源为会议室里固定的设备(如桌子,椅子,会议系统,投影机,会议一体机等),流动资源为可调配的移动资源如(投影机,笔记本电脑等)。

6.服务资源管理

就是会议提供的增值服务,如加茶水,延长会议,矿泉水,本子,文件夹袋,铅笔,水笔等。

会议电子门牌管理

1.当天会议显示模板

用于会议室门口的标牌,显示该会议室当天的会议情况。

2.当前会议显示模板

用于会议室门口的标牌,显示当前的会议情况。

3.会议查询模板

显示查询会议室的使用情况。

4.宣传信息显示模板

可以挑选显示宣传信息管理里的视频和图片。

5.会议室电子门牌配置模板

主要是关联各个会议室的标牌模板的生成页面的固定页面地址,如一个室议室可指定一个当天会议显示模板,一个当前会议显示模板和一个宣传信息显示模板。

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数据统计管理

系统提供按预定人员、按参会人员、按部门、按会议室等多个维度统计会议信息,并支持自定义统计日期、报表数据导出等功能,方便管理人员快速统计企业内会议室的日常使用率。

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效果演示

1、界面展示

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2、PC网页端会议

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3、手机端会议

  • 查找会议室:快速找到适合的会议室,匹配位置、会议室大小、功能,在列表中查看结果,快速找到可用会议室。
  • 会议室信息:查看每个会议室的详细说明、图片、平面图、会议信息,帮助您选择合适的会议室。
  • 轻松预订:填写会议标题、选择时间、参会人、所需服务、快速预定会议室。
  • 报表查看:管理员可以通过手机轻松查看会议室使用情况,可以清楚的了解某个会议室的使用时长、次数。通过日、月、年不同维度进行统计。
  • 我的预定会议:您预定的会议和您要参加的会议都可通过移动端信息通知给您,您也可以在应用中查看所有的会议详情。

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4、签到及中控联动

  • 人脸签到:识别率99.9%,识别速度0.6秒,签到记录直接保存到系统,会后15分钟后邮件推送给会议主持人

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  • IC卡签到:员工可使用IC卡直接刷卡签到,签到记录直接保存到系统,会后15分钟后邮件推送给会议主持人会议预约系统_会议室预约系统解决方案插图19
  • 二维码签到:会议预定后,在门口屏幕上产生相应的二维码,员工可以使用钉钉或者微信进行扫码签到;或者会议预定后,系统产生二维码发送到员工手机,开会时使用手机二维码在二维码读卡器上进行签到

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  • 中控联动:会议在开始前15分钟联动中控系统开启投影仪、灯光、探测器在会后15分钟后没有探测到人,联动中控系统关闭投影仪和灯光等,在会议屏幕中可以控制门禁开门。会议预约系统_会议室预约系统解决方案插图21

 

客户案例

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